Content-Automatisierung und die Zukunft der Technischen Dokumentation

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der die Erstellung klarer und konformer Technischer Dokumentation nur noch Minuten statt Wochen dauert. Klingt wie Science-Fiction, oder? Willkommen in der Welt der Zukunft – Content-Automatisierung sei Dank!

Was ist Content-Automatisierung?

Content-Automatisierung verbindet Künstliche Intelligenz mit Ihren Content-Workflows. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Informationen zu generieren, zu verwalten und bereitzustellen. Der Knackpunkt bei der Content-Automatisierung besteht darin, repetitive, manuelle Aufgaben durch reibungslos ablaufende, effiziente Prozesse zu ersetzen. Dies spart Zeit, die Sie für andere strategisch wichtige Aufgaben nutzen können. Für die Technische Dokumentation ist dies ein bedeutender Fortschritt.

Halten Sie sich Folgendes einmal vor Augen: Bei Arbeiten, bei denen jedes einzelne Wort zählt, kann durch Automatisierungstools die Präzision, Konsistenz und Geschwindigkeit verbessert werden. Denken Sie nur an Installationsanleitungen oder Handbücher, die den Vorschriften entsprechen müssen, oder an mehrsprachige Support-Dokumente. 

Mit Tools wie KI-gestützter Software für Content-Governance und Sprachoptimierung können Sie Content erstellen, der nicht nur markenkonform ist, sondern sich auch mühelos weiter ausbauen lässt.

Doch wie funktioniert das alles genau und was bedeutet das für die Zukunft der Technischen Dokumentation? Lassen Sie uns in die faszinierende Welt der Content-Automatisierung eintauchen und einen besonderen Blick auf Content-Automatisierungstools werfen.

Vorteile der Content-Automatisierung für die Technische Dokumentation

Erfahren Sie hier, warum der Einsatz von Content-Automatisierungstools für Unternehmen unerlässlich ist:

Mehr Effizienz: Geben Sie repetitive Aufgaben ab

Schluss mit mühsamen Aufgaben wie Formatierung, Versionskontrolle und manuell durchgeführten Revisionen. Content-Automatisierungstools übernehmen diese repetitiven Aufgaben und verschaffen Autor*innen mehr Zeit, um sich aufs Wesentliche zu konzentrieren – die Erstellung von hilfreichem Content. Stellen Sie sich vor, Sie entwerfen ein komplettes Handbuch. Sie lassen es durch ein KI-gestütztes Tool laufen und erhalten sofort Vorschläge zur Verbesserung der Verständlichkeit, Tonalität und Struktur. Aufgaben, die früher Wochen dauerten, können jetzt in Stunden erledigt werden. So bleibt mehr Zeit für Content-Planung und Problemlösungen.

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen

Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern kosten außerdem viel Geld. Jede Verzögerung, jeder Fehler und jede Revision können für Ihr Budget eine weitere Belastung darstellen. Mit Content-Automatisierungstools können Sie dem entgegenwirken. Sie optimieren Arbeitsabläufe und sorgen für weniger Fehler. So können Unternehmen ihre Produktionskosten erheblich senken.

So sorgen automatisierte Tools für Übersetzungen und Terminologiemanagement beispielsweise dafür, dass Sie Ihren Content problemlos für den globalen Markt bereitstellen können. Ganz ohne kostspieliges Outsourcing oder zusätzliche Bearbeitungsrunden. Das Ergebnis? Eine hochwertige, budgetfreundliche Dokumentation, die echten Mehrwert bietet.

Skalierbarkeit: Stellen Sie sich auf Wachstum ein

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch der Bedarf an Technischer Dokumentation. Wenn Sie Ihren Content für eine größere Zielgruppe zugänglich machen möchten, ist es ein Garant für Chaos, auf Automatisierung zu verzichten. Content-Automatisierungstools sind auf Wachstum ausgelegt. Ganz gleich, ob Sie Support-Anleitungen für eine neue Produktlinie erstellen oder mehrsprachige Schulungsmaterialien einführen – mit Automatisierungstools können Sie die erhöhte Arbeitslast mit Leichtigkeit bewältigen. Sie möchten Ihren Content in 30 Sprachen veröffentlichen? Kein Problem. Sie möchten eine einheitliche Formatierung für Hunderte von Dokumenten? Kein Problem. Automatisierung stellt sicher, dass Ihr Arbeitstempo mit Ihren Ambitionen Schritt halten kann.

Konsistenz: Bleiben Sie Ihrer Markenbotschaft treu

Bei der Technischen Dokumentation stehen Unstimmigkeiten der Verständlichkeit im Weg. Mithilfe von Automatisierungstools übermitteln Sie in all Ihrem Content eine einheitliche, klare Botschaft – unabhängig davon, wer ihn verfasst hat oder wo er veröffentlicht wird.

Tools wie Acrolinx gleichen jedes Wort mit dem Styleguide Ihrer Marke ab und erkennen Inkonsistenzen in Terminologie, Tonfall und Grammatik. Und dass, bevor sie sich in die finale Version Ihres Textes einschleichen können. Das Ergebnis? Nicht nur eine effizientere Content-Qualitätssicherung, sondern auch mehr Sicherheit, dass nur korrekte, sichere Dokumentation Ihr Unternehmen verlässt. Durch eine hilfreiche, professionelle Dokumentation schaffen Sie Vertrauen bei Ihrer Zielgruppe.

Angesichts dieser Reihe von Vorteilen wird klar, dass es sich bei Content-Automatisierung nicht nur um eine Annehmlichkeit handelt – sie kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. In einer Welt, in der es auf Präzision, Geschwindigkeit und Wachstumsfähigkeit ankommt, ist Content-Automatisierung essenziell für jedes Dokumentationsteam.

Herausforderungen bei der Automatisierung Technischer Dokumentation

Obwohl die Vorteile der Content-Automatisierung für sich sprechen, können auch Probleme auftreten. Wie jede weltverändernde Technologie bringt auch die Automatisierung der Technischen Dokumentation ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Machen Sie sich diese Herausforderungen von Anfang an bewusst, um gut mit ihnen umgehen zu können. Lassen Sie uns im nächsten Schritt die möglichen Hürden genauer betrachten. Außerdem gehen wir darauf ein, wie Sie die Hürden mit Tools wie Acrolinx überwinden können.

Compliance-Risiken: Automatisierung trifft auf Regulationen

In Branchen wie den Life Sciences, der Finanzdienstleistungen und der Fertigungstechnik spielt Compliance eine wichtige Rolle. Regulatorische Anforderungen müssen auch bei der Nutzung von Content-Automatisierung eingehalten werden und können nicht umgangen werden. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Content, der mithilfe von Automatisierungstools erstellt wurde, muss besonders streng geprüft werden. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass jede Dokumentation den Branchenstandards und gesetzlichen Vorgaben entspricht. Ein einziger Fehler in einem Produkthandbuch oder einem Servicehandbuch kann zu hohen Geldstrafen führen – oder schlimmer noch, zu Sicherheitsrisiken für die Benutzer*innen.

Hier kommen Plattformen wie Acrolinx ins Spiel, die automatisierte Compliance-Prüfungen durchführen. Sie stellen sicher, dass jedes Dokument den erforderlichen Standards entspricht. So schützen Sie sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Kund*innen.

Genauigkeit: Fehler vermeiden

Durch Automatisierungstools lassen sich Prozesse beschleunigen. Eine erhöhte Arbeitsgeschwindigkeit ist jedoch bedeutungslos, wenn sie auf Kosten der Genauigkeit geht. Technische Dokumentation enthält oft komplexe Informationen, bei denen selbst ein kleiner Fehler große Folgen haben kann.

So kann beispielsweise eine falsch berechnete Formel in einer Bedienungsanleitung oder ein falscher Installationsschritt ganze Projekte zum Scheitern bringen. Aus diesem Grund benötigen Automatisierungstools für die Content-Erstellung wasserdichte KI-Funktionen, um den Content auf seine Richtigkeit zu überprüfen. Bei Acrolinx ist Präzision nicht nur ein leeres Versprechen, sondern eine integrierte Funktion. Die Software prüft Content anhand von vordefinierten Qualitätsstandards. So stellen Sie sicher, dass jedes Wort klar verständlich und fehlerfrei ist.

Terminologie: Die gleiche Sprache sprechen

Terminologiemanagement ist besonders für globale Unternehmen ein wichtiges Thema. Die inkonsistente Verwendung von Begriffen – sei es in ein und derselben Sprache oder in Übersetzungen – kann Nutzer*innen verwirren und schadet dadurch der Glaubwürdigkeit Ihrer Marke.

Automatisierungstools müssen sich daher nahtlos an Terminologiedatenbanken anbinden lassen, um die Konsistenz aller Inhalte zu gewährleisten. Acrolinx gleicht Ihren Content mit Ihrer Unternehmensterminologie ab und stellt so sicher, dass jedes Mal der passende Ausdruck verwendet wird. Dabei ermöglicht es Acrolinx sogar, veraltete oder markenfremde Terminologie zu identifizieren und hilft Ihrem Team dabei, ohne Rätselraten auf dem Laufenden zu bleiben.

Feingefühl: Kontext und Nuancen verstehen

Nicht alle Automatisierungstools erfüllen die gleichen Standards. Das gilt besonders in Hinblick auf die Fähigkeit, Kontext zu verstehen. Ein technisches Dokument ist mehr als nur eine Sammlung von Sätzen. Es ist eine sorgfältig strukturierte Anleitung, die Benutzer*innen durch komplexe Aufgaben führen soll. Bei automatisierten Tools, denen es an einem Bewusstsein für Kontext mangelt, können kritische Informationen falsch interpretiert oder zu stark vereinfacht werden. Dies führt zu vagen oder irreführenden Aussagen.

Mit Lösungen wie Acrolinx können Unternehmen diese Hindernisse souverän überwinden. Sie stellen auf diese Weise sicher, dass die Automatisierung die Genauigkeit, Compliance und Qualität des Contents verbessert, ohne dass dies auf Kosten feiner Nuancen im Text und der Glaubwürdigkeit geschieht. 

Best Practices: Content-Automatisierung in der Technischen Dokumentation

Nach der Entscheidung, Content-Automatisierung und KI-Tools für Ihre Technische Dokumentation zu nutzen, stellt sich nun die Frage: Wo fangen Sie am besten an? Für eine erfolgreiche Umsetzung reicht es nicht aus, einfach ein neues Tool einzuführen – es geht darum, Strategien für langfristigen Erfolg zu entwickeln. Hier sind einige bewährte Verfahren, mit denen Sie die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen und dabei typische Probleme umgehen.

1. Investieren Sie in Tools mit integrierten Compliance- und Terminologieprüfungen

Automatisierungstools können qualitativ unterschiedliche Ergebnisse produzieren. Für Ihren Content sollten Sie daher am besten auf Software wie Acrolinx setzen, die über die grundlegende Content-Erstellung hinausgeht und über eine integrierte Compliance- und Terminologieprüfung verfügt. Diese Funktionen stellen sicher, dass jede Dokumentation den Branchenstandards entspricht und eine konsistente Sprache verwendet wird.

Mit Acrolinx können Sie nicht nur Content erstellen – die Software übernimmt gleichzeitig auch die Prüfung Ihrer Inhalte. Sie gleicht Ihren Content aktiv mit regulatorischen Anforderungen und zugelassener Terminologie ab und erleichtert so die Erstellung präziser, konformer Dokumentation.

2. Richten Sie die Automatisierung an Ihrem Styleguide und Ihrer Markenidentität aus

Ihre Technische Dokumentation sollte immer den Ton und Stil Ihrer Marke widerspiegeln. Mit Automatisierungstools können Sie sämtlichen Content Ihres Unternehmens standardisieren. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie sie richtig konfigurieren. Digitalisieren Sie Ihren Styleguide und integrieren Sie ihn in Ihr Automatisierungstool, um sicherzustellen, dass der Content Ihren Standards entspricht. Plattformen wie Acrolinx ermöglichen es Ihnen, Content-Standards an verschiedene Zielgruppen anzupassen, ohne dabei Abstriche bei der Konsistenz machen zu müssen.

3. Schulen Sie Ihr Team für die Arbeit mit Automatisierungstools

Selbst die besten Tools erfordern ein sachkundiges Team, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Daher ist es ratsam, in Fortbildungen zu investieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Autor*innen und Fachexpert*innen verstehen, wie sie Automatisierungs- und KI-Tools möglichst effektiv für die Content-Erstellung nutzen können. 

Dazu gehört auch die Nutzung von Funktionen wie KI-generierten Korrekturempfehlungen und Feedbackschleifen. Schulungen helfen Ihrem Team dabei, die Tools auf kluge Art für sich zu nutzen und schaffen mehr Vertrauen in den Automatisierungsprozess.

4. Fangen Sie klein an und erweitern Sie die Nutzung der Automatisierungstools schrittweise

Die Umstellung auf Automatisierungstools kann zu Beginn überwältigend sein. Besonders wenn Sie versuchen, sie in all Ihre Prozesse auf einmal zu integrieren. Beginnen Sie daher am besten mit einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Abteilung. Erweitern Sie die Nutzung der Automatisierungstools schrittweise, sobald sich der neue Arbeitsablauf etabliert hat. 

Dieser schrittweise Ansatz ermöglicht es Ihrem Team, sich an die neuen Tools zu gewöhnen und Verbesserungsmöglichkeiten für deren Nutzung zu identifizieren, ohne bestehende Arbeitsabläufe dafür unterbrechen zu müssen. Sie könnten beispielsweise damit beginnen, die Prüfung des Contents zu automatisieren, und dies dann auf mehrsprachige Dokumentation ausweiten.

5. Automatisierung für neuen und bestehenden Content nutzen

Automatisierung hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung neuer Dokumente – sie ist auch ein wichtiges Tool für die Aktualisierung und Verbesserung von bestehendem Content. Tools wie Acrolinx scannen Ihr Content-Archiv und identifizieren Bereiche mit Verbesserungspotenzial. So stellen Sie sicher, dass selbst ältere Dokumente mit den aktuellen Standards übereinstimmen. Ob es darum geht, die Terminologie zu aktualisieren, die Lesbarkeit zu verbessern oder den Tonfall anzupassen – die Automatisierung hilft Ihnen dabei, Ihre Inhalte aktuell und relevant zu halten.

6. Überprüfen, messen und optimieren

Content-Automatisierung ist kein Allheilmittel. Um sicherzustellen, dass die automatisierten Arbeitsprozesse die gewünschten Ergebnisse hervorbringen, müssen sie regelmäßig evaluiert werden. Verwenden Sie Analysetools, um Konformitätsraten, Verbesserungen in der Konsistenz und Zeiteinsparungen aktiv nachzuverfolgen. Plattformen wie Acrolinx bieten detaillierte Einblicke in die Qualität von Inhalten. Sie helfen Ihnen dabei, herauszufinden, was funktioniert und wo Sie sich verbessern können.

Diese Empfehlungen helfen Ihrer Organisation dabei, die Content-Automatisierung in der Technischen Dokumentation umzusetzen. So schaffen Sie eine Basis für mehr Effizienz, Genauigkeit und Wachstumsfähigkeit. Mit Tools wie Acrolinx automatisieren Sie Ihre Prozesse nicht nur – Sie machen Ihre Content-Strategie zukunftssicher.

Wie Content-Automatisierung Technische Dokumentation optimiert

Bei Technischer Dokumentation sind Effizienz und Genauigkeit Grundvoraussetzungen. Durch Content-Automatisierung wird es einfacher, die Qualität, Konsistenz und Compliance Ihrer Dokumentation zu gewährleisten. 

Und so geht’s:

• Compliance vereinfachen: Content-Automatisierungstools wie Acrolinx scannen vorhandenen Content auf Compliance-Lücken. Sie schlagen Verbesserungen vor und stellen sicher, dass Content vor der Veröffentlichung den aktuellen Standards entspricht.
• Verbesserung der mehrsprachigen Dokumentation: Automatisierungstools lassen sich in Translation-Management-Systeme integrieren. Auf diese Weise optimieren sie die Content-Lokalisierung und stellen eine konsistente Terminologie und Tonalität in allen Sprachen sicher.
• Einheitliche Terminologie: Automatisierungstools greifen auf vorhandene Terminologie zurück und weisen auf Abweichungen hin. So können terminologische Marken- und Branchenstandards leicht eingehalten werden.
• Beschleunigte Content-Überprüfung: Content-Automatisierungstools beschleunigen die Überprüfung Ihrer Inhalte, indem sie sicherstellen, dass alle Änderungen mit Ihrem Styleguide und Ihren Compliance-Anforderungen übereinstimmen.
• Verbesserung der Lesbarkeit und Klarheit: Automatisierungstools bewerten Ton, Lesbarkeit und Grammatik und geben Verbesserungsvorschläge. So gelingt es, Technische Dokumentation benutzer*innenfreundlicher zu machen, ohne dabei an Präzision zu verlieren.
• Reduzierung des Zeitaufwands für repetitive Aufgaben: Content-Automatisierungstools erledigen Aufgaben wie die Prüfung von Dokumenten, reduzieren die Arbeitsbelastung Ihres Teams und beschleunigen den Prozess der Content-Erstellung.
• Unterstützung beim Ausbau Ihres Contents: Automatisierung stellt sicher, dass das Wachstum Ihres Contents nicht auf Kosten der Qualität oder Konsistenz geschieht.

Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Unternehmen ihre Dokumentationsworkflows erheblich verbessern. Das Ergebnis? Kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler und mehr Zeit für Ihr Team, um sich auf die Erstellung von Content zu konzentrieren, der Ihrem Publikum einen Mehrwert bietet.

Eine Symbiose aus Automatisierung und menschlichem Fachwissen

Content-Automatisierung ist ohne Zweifel dabei, die Welt der Technischen Dokumentation zu revolutionieren. Von Compliance-Prüfungen und mehr Konsistenz bei der Terminologie bis hin zur Übersetzung in mehrere Sprachen – Automatisierung sorgt für ein Maß an Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit, das früher unerreichbar war. Das bedeutet jedoch nicht, dass Menschen keinen wichtigen Beitrag mehr zur Content-Erstellung leisten. Bei Technischer Dokumentation kommt es auf feine Nuancen an. Sie erfordert ein feines Gespür für Klarheit, Kontext und Benutzer*innenfreundlichkeit. Das Ziel ist daher, ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung und menschlicher Expertise zu schaffen. 

Während die Automatisierung Ihnen repetitive Aufgaben abnimmt und zuverlässig die Einhaltung von Content-Standards sicherstellt, bringen menschliche Autor*innen Qualitäten wie tiefgreifendes und kontextbezogenes Wissen, kritisches Denken und Einfühlungsvermögen mit. Diese Eigenschaften sind unerlässlich, wenn der Content gut beim Zielpublikum ankommen soll. Somit sollen Automatisierungstools technische Redakteur*innen nicht ersetzen, sondern ihnen dabei helfen, ihre Fähigkeiten zu erweitern. Indem sie bestimmte Arbeitsschritte übernehmen, verschaffen Automatisierungstools den Teams Zeit, sich auf frische Ideen, Problemlösungen und die Erstellung exzellenter Dokumentation zu konzentrieren.

Mit seiner KI-gestützten Content-Governance stellt Acrolinx sicher, dass die Qualität des Contents durch die Automatisierung nicht beeinträchtigt wird. Es schließt die Lücke zwischen Effizienz und Präzision, indem es Compliance, Terminologiemanagement und stilistische Ausrichtung in jede Phase des Content-Lebenszyklus einbettet. Ganz gleich, ob Sie Bedienungsanleitungen aktualisieren möchten, um gesetzliche Standards zu erfüllen, Content für globale Märkte lokalisieren oder die Botschaft Ihrer Marke deutlicher vermitteln möchten – Acrolinx macht Ihren Content präzise, konform und hilfreich.

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, wie Sie mit Automatisierung umfassende Content-Governance erreichen können. Sie fragen sich, wie sich die Vorteile von Automatisierung auch in Ihren Arbeitsalltag übertragen lassen? Lassen Sie uns miteinander sprechen.