Simplified Technical English: Wie Sie Ihre technische Dokumentation verbessern

Was ist Simplified Technical English?

Simplified Technical English, kurz STE, steht für vereinfachtes technisches Englisch und ist ein Schreibstandard, der häufig in der technischen Dokumentation verwendet wird. Er besteht aus zwei grundlegenden Bereichen: dem STE-Wörterbuch und festgelegten Schreibregeln.

Das STE-Wörterbuch

Im STE-Wörterbuch sind zugelassene englische Wörter und ihre Definitionen aufgelistet. Außerdem verweist es auf nicht zugelassene Wörter und nennt zugelassene Alternativen. Hier ein Beispiel (Quelle): 

1. Wort (Wortart): accessible (adj)
2. Zugelassene Bedeutung/ALTERNATIVEN: ACCESS (n)
3. ZUGELASSENES BEISPIEL: TURN THE COVER UNTIL YOU CAN GET ACCESS TO THE JACKS THAT HAVE “+” AND “-” MARKS.
4. Nicht zugelassen: Rotate the cover until the jacks marked by + and – are accessible.

Technische Redakteur*innen, die sich an das STE-Wörterbuch halten, müssen für bestimmte Konzepte festgelegte Wörter verwenden. Jede Organisation kann dem Basiswörterbuch eigene technische Namen und Verben hinzufügen.

Schreibregeln

Die aktuelle ASD-STE100, Ausgabe 8, enthält 53 Schreibregeln, die verschiedene Aspekte der Grammatik und des Stils abdecken. Ihr übergeordnetes Ziel ist es, die Klarheit zu erhöhen und Mehrdeutigkeiten zu reduzieren.

Zum Beispiel sind Verbalphrasen mit „-ing“ im Simplified Technical English nicht erlaubt, da sie, insbesondere für Menschen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, verwirrend sein können. Außerdem sollten technische Dokumente nur kurze Sätze mit maximal 20 Wörtern für ein Verfahren oder 25 Wörtern in einer Beschreibung enthalten. (Quelle)

Was ist eine kontrollierte natürliche Sprache?

Der Standard „Simplified Technical English“ wird oft als kontrollierte Sprache oder kontrollierte natürliche Sprache bezeichnet. Kontrollierte Sprachen sind eine Untergruppe einer bestimmten natürlichen Sprache, die in den meisten Fällen durch Regeln und Wörterbücher definiert ist.

Es gibt zwei Arten von kontrollierten Sprachen:

• Der proskriptive Ansatz: Die Spezifikationen der kontrollierten Sprache definieren, welche Sprachmerkmale nicht erlaubt sind. Dann ist die kontrollierte Sprache im Grunde eine natürliche Sprache, abzüglich der im Standard festgelegten grammatikalischen, stilistischen und terminologischen Einschränkungen.
• Der präskriptive Ansatz: Diese Spezifikationen listen Regeln und Terminologie auf, die technische Redakteure befolgen müssen. Nicht genehmigte Wörter oder Sätze, die nicht den festgelegten Regeln entsprechen, sind nicht zulässig.

ASD-STE100 folgt einem präskriptiven Ansatz: Er definiert klare Regeln für vereinfachtes Englisch und enthält eine Liste genehmigter Wörter und deren Verwendung.

Wie hat sich Simplified Technical English etabliert?

Wie bereits erwähnt, kann man ASD-STE100 als Schreibstandard und kontrollierte Sprache bezeichnen, die es technischen Redakteur*innen ermöglicht, klare, präzise und eindeutige technische Dokumentationen zu erstellen. Ursprünglich wurde der STE-Standard in der Luft- und Raumfahrtindustrie entwickelt. Heute wird er jedoch in vielen anderen Branchen mit Schwerpunkt auf hoher Präzision und Sicherheit eingesetzt, wie z. B. in der Rüstungsindustrie oder im verarbeitenden Gewerbe.

Die englische Sprache gilt als internationale Sprache, die branchenübergreifend als professionelle Kommunikationssprache verwendet wird. Dennoch haben viele Leser*innen mit begrenzten Englischkenntnissen Schwierigkeiten, sie richtig zu verstehen, wenn es um komplexe und hochtechnische Dokumente geht.

Um die Herausforderungen mehrsprachiger Leser*innen zu bewältigen, die mit komplexen Wartungsdokumentationen für Flugzeuge arbeiten, entwickelte die European Association of Aerospace Manufacturers (AECMA) in den späten 1970er und frühen 1980er Jahren den AECMA Simplified English Standard. Heutzutage kennt man die AECMA als Aerospace and Defense Industries Association of Europe (ASD).

Das Ziel: Fehlinterpretationen aufgrund von mehrdeutiger und unklarer Sprache zu beseitigen, um sicherzustellen, dass alle Leser*innen Wartungshandbücher und technische Leitfäden für die Luft- und Raumfahrt, unabhängig von ihrer Muttersprache, verstehen können.

Um dieses Ziel zu erreichen, enthält der Standard ein begrenztes Vokabular und Regeln, die beispielsweise darauf abzielen, die Satzlänge zu verkürzen oder eine übermäßig komplexe englische Grammatik zu verbieten.

AECMA veröffentlichte 1986 offiziell die erste Version der STE-Richtlinien unter dem Namen „AECMA-Dokument, PSC-85-16598“. (Quelle)

Im Jahr 2005 wurde der Standard im Zuge der Umstrukturierung von AECMA in ASD in ASD-STE100 umbenannt. Seit seiner Gründung wurde der Standard mehrmals aktualisiert, um der technologischen Entwicklung und den Bedürfnissen der Anwender*innen, die in vielen Branchen mit ASD-STE100 arbeiten, gerecht zu werden.

Warum sollte man Simplified Technical English in der technischen Dokumentation verwenden?

Simplified Technical English gehört in verschiedenen Branchen zum Standard

In Branchen wie der Luft- und Raumfahrtindustrie, gehört die Verwendung von Simplified Technical English zu den Vorschriften. Außerdem verlangen oder empfehlen mehrere Branchenverbände die Verwendung des Standards beim Verfassen technischer Dokumentationen. (Quelle:)

Beispiele:

• Standards, die die Verwendung von Simplified Technical English vorschreiben:
  • ATA-Spezifikation i2200
  • ATA104
  • S1000D
• Organisationen, die Simplified Technical English empfehlen oder für bestimmte Dokumenttypen vorschreiben:
  • The European Defence Standards Reference (EDSTAR)
  • EASA (Agentur der Europäischen Union für Flugsicherheit),
  • FAA (Federal Aviation Administration)
  • CAAC (Civil Aviation Administration of China)

ASD Simplified Technical English ist nicht nur eine Anforderung oder Empfehlung für technische Dokumente in der Luft- und Raumfahrt und im Verteidigungsbereich, sondern bietet zudem zahlreiche Vorteile für alle Arten von technischer Dokumentation, die wir als Nächstes untersuchen werden.

Der Einsatz von STE führt zu mehr Klarheit, Lesbarkeit und Konsistenz

Die Verwendung von STE für technisches Schreiben hat das Potenzial, die Qualität Ihrer technischen Dokumente drastisch zu verbessern. Ihre technische Dokumentation wird dadurch für Leser*innen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, klarer und zugänglicher. Hier geht es nicht zwangsläufig um die vollständige Anwendung aller STE-Regeln und des Wörterbuchs – bereits die Adaptierung einzelner Regeln hat positive Auswirkungen auf die Dokumenationsqualität.

Lassen Sie uns Klarheit, Lesbarkeit und Konsistenz genauer betrachten:

• Mehr Klarheit: STE beseitigt Mehrdeutigkeiten und stellt sicher, dass Benutzer*innen Anweisungen oder Spezifikationen schnell verstehen können.
• Verbesserte Lesbarkeit: Sowohl ein begrenzter Wortschatz als auch eine vereinfachte Grammatik machen die technische Dokumentation leichter lesbar und verständlicher. Auf diese Weise ist die Dokumentation für Nicht-Muttersprachler*innen leichter zugänglich.
• Einheitliche Terminologie: STE standardisiert die Terminologie, indem sie genehmigte Wörter definiert und festlegt, wie sie mit ihrer spezifischen Bedeutung verwendet werden. Weniger Begriffsvarianten bedeuten mehr Konsistenz, wodurch technische Informationen klarer werden und Verwirrung vermieden wird.

Missverständnisse aufgrund unklarer Dokumentation können in Branchen wie der Luft- und Raumfahrt und der Verteidigung tragische Folgen haben. Und selbst wenn ein Produktmissbrauch aufgrund von Missverständnissen keine lebensbedrohlichen Folgen hat, ist dies für Unternehmen ein ernstes Problem. Denken Sie an die steigende Zahl von Support-Tickets oder Produktrückrufen.

Die Lösung: Verwenden Sie standardisiertes, klares technisches Englisch in Texten wie Sicherheitsanweisungen und beschreibenden Texten. Auf diese Weise verbessern Unternehmen nicht nur die Kund*innenenzufriedenheit, sondern senken auch die Betriebskosten und ermöglichen einen effizienten und skalierbaren Support-Prozess.

Wie Sie STE in Ihre technischen Inhalte integrieren

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ASD Simplified Technical English in Ihre technische Dokumentation integrieren können:

Machen Sie sich mit dem Standard vertraut

Der erste Schritt besteht darin, sich mit der STE-Spezifikation vertraut zu machen. Fordern Sie Ihr eigenes Exemplar der neuesten ASD-STE100-Ausgabe an und lesen Sie es, um die Struktur zu verstehen und sich in den Fluss der vereinfachten Fachsprache einzuarbeiten.

Machen Sie Simplified Technical English Teil Ihres Styleguides

Jetzt ist es an der Zeit, die Schreibregeln von Simplified Technical English in Ihren eigenen Styleguide zu integrieren. Es kann dabei durchaus vorkommen, dass es zu Widersprüchen zwischen den Schreibstandards Ihres Unternehmens und Simplified Technical English kommt.

Sofern Sie nicht dazu verpflichtet sind, die STE-Richtlinien vollumfänglich zu befolgen, ziehen Sie in Betracht, die Regeln in Ihre bestehenden Schreibregeln zu integrieren. Beziehen Sie das STE-Wörterbuch nach Belieben in Ihre Bemühungen ein.

Die nicht ganz so einfache Frage lautet nun: Wie kann man sich die Regeln und Fachausdrücke bei der Erstellung technischer Dokumentation am besten aneignen?

Die Simplified Technical English Maintenance Group (STEMG) empfiehlt dringend, eine Schulung zu absolvieren, bevor Sie mit der Verwendung von ASD STE100 beginnen (Quelle:). Diese Schulungen können Ihnen dabei helfen, die Regeln besser zu verinnerlichen, als es durch “Lesen” im Eigenstudium möglich wäre.  

Auch nach dem Besuch einer Schulung kann das Schreiben in einer kontrollierten Sprache jedoch nach wie vor eine Herausforderung darstellen. Deswegen gibt es seit der Entstehung von Simplified Technical English Tools, die den Schreibprozess vereinfachen.

Verwenden Sie Tools für Simplified Technical English

Vier Jahre nach der Veröffentlichung der ersten ASD STE100-Ausgabe brachte Boeing seinen Boeing Simplified English Checker heraus.

Weitere Tools folgten, um der wachsenden Nachfrage nach einem Mittel für die Überprüfung für korrektes STE gerecht zu werden, das über die Verwendung im Zusammenhang mit Boeing und der Luft- und Raumfahrtindustrie im Allgemeinen hinausgeht.

Wussten Sie schon, dass Acrolinx Ihnen ganzheitlichen Support für Simplified Technical English bietet? Das bedeutet, dass Sie unsere Software für Content-Governance auch als STE-Checker verwenden können. Und so funktioniert es:

1. Wenn Sie Ihren Styleguide mit Acrolinx erstellen, können Sie Simplified Technical English als Sprache Ihrer Wahl auswählen.
2. Anschließend können Sie wählen, ob Sie die Einhaltung von Ausgabe 6, 7 oder 8 benötigen und ob Sie Ihren Text mit dem STE-Wörterbuch prüfen möchten – oder nicht.
3. Sie haben zudem die Möglichkeit, Verbesserungen für einen einheitlichen Styleguide vorzunehmen.

Nach der Einrichtung Ihrer STE-Richtlinien erhalten Ihre Autoren direkt in den Tools, die sie für die technische Dokumentation verwenden, anklickbare Schreibvorschläge.

Wenn sie nicht genehmigte Wörter verwenden oder gegen eine Regel des Simplified Technical English verstoßen, bietet Acrolinx Vorschläge an, um die Einhaltung der Regeln und terminologischen Vorgaben sicherzustellen.

Vereinfachen Sie Ihre technische Dokumentation mit Acrolinx

Die Einhaltung von STE-Richtlinien zu gewährleisten, kann eine Herausforderung darstellen. Insbesondere dann, wenn mehrere Expert*innen für technische Dokumentation unter hohem Zeitdruck an Dokumentationsprojekten mitarbeiten.

Acrolinx vereinfacht die Einhaltung der STE-Richtlinien durch Automatisierung undHilfestellungen für technische Redakteur*innen. 

Durch die Integration von STE-Regeln und dem STE-Wörterbuch in der Content-Governance-Software überprüft Acrolinx nicht nur die Einhaltung der Richtlinien, sondern schlägt zudem offiziell zugelassene Alternativen vor. Dies hilft den Redakteur*innen dabei, regelkonform zu schreiben, ohne ihren Schreibprozess zu unterbrechen.

Mit den Automatisierungsfunktionen von Acrolinx können Sie außerdem die Einhaltung von Standards in bestehendem Content sicherstellen oder die Prüfung in Ihre Content-Workflows einbetten. Auf diese Weise können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumentation in jeder Phase der Content-Lieferkette konform bleibt.

Sind Sie bereit, Ihre technische Dokumentation klar, prägnant und konform zu gestalten? Acrolinx hilft Ihnen dabei. In unserem Produkt-Webinar, das alle zwei Wochen angeboten wird, erfahren Sie, wie es geht.